KYOcontrol

Documentbeveiliging en kostenbeheersing

Maak van elke werknemer ene beveiligingsagent
Volledige gegevensbeveiliging bereiken is een serieuze uitdaging. Ondanks alle tijd, energie en geld die wordt besteed aan gegevensbeveiliging, wordt één factor in vrijwel elk systeem genegeerd: de hard copy. Vertrouwelijke of geheime informatie maar één minuut onbewaakt achterlaten in een uitvoerlade stelt deze bloot aan ogen waarvoor de informatie niet bedoeld is. Er hoeft niet altijd boze opzet in het spel te zijn, menselijke nieuwsgierigheid is al genoeg. Een korte onderbreking op weg naar de printer vanwege een belangrijk telefoontje of een kort gesprek in de gang, kan tot gevolg hebben dat het document drie minuten later wordt opgehaald, zodat er een groot lek in de beveiliging ontstaat dat mogelijk inbreuk maakt op wettelijke voorschriften ten aanzien van gegevensbeveiliging.

Iedereen draagt verantwoordelijkheid
KYO control beveiligt de gehele documentenuitvoer van een bedrijf door ervoor te zorgen dat hard copy’s alleen worden geproduceerd als een bevoegde werknemer zichzelf bij de printer of multifunctional heeft geïdentificeerd. Aangezien printgegevens worden opgeslagen op de centrale printserver, kunnen hard copy’s bij elk apparaat in uw bedrijf worden opgehaald. KYO control zal automatisch alle documenten versleutelen die op de server worden opgeslagen of door het systeem reizen, zodat de hoogste vorm van beveiliging wordt geboden. Hierdoor zijn alle gegevens veilig, zelfs als iemand erin slaagt om in te breken in het IT -systeem van het bedrijf. En dankzij de volledige integratie van alle onderdelen kan manipulatie van hardware worden uitgesloten.

Op de juiste plaats en de juistet tijd
Met Print&Follow™ kunnen uw werknemers een afdruktaak versturen en vervolgens ophalen waar en wanneer dat nodig is – minuten, uren of zelfs dagen later. De afdruk, veilig bewaard op de printserver, is onmiddellijk beschikbaar als de bevoegde werknemer naar de printer van zijn of haar keuze gaat, of de printer nu dicht in de buurt van de conferentiekamer staat of aan de andere kant van het kantoor. Dankzij Print&Follow™ hoeft niet meer in de rij te worden gewacht totdat een grote afdruktaak van iemand anders is voltooid - als de eerste keus niet beschikbaar is, kan de afdruktaak eenvoudigweg worden uitgevoerd op het volgende beschikbare machine.

Wereldwijde aflevering
Print Roaming brengt het gemak van Print&Follow™ op een nationaal en zelfs internationaal niveau. Het is nu niet langer nodig om vertrouwelijke documenten mee te nemen naar een andere vestiging van het bedrijf. De documenten worden opgeslagen op de printserver van het bedrijf. Voordat de vergadering of presentatie begint, presenteert de gebruiker vervolgens zijn of haar ID -kaart bij het lokale apparaat en ontvangt hij of zij ter plaatse de afgedrukte documenten.

Al onderdeel van uw systeem
KYO control is ontworpen voor een probleemloze integratie in elke bestaande IT -omgeving van een bedrijf. Het systeem kan worden aangepast aan de specifieke en unieke eisen die zijn voorgeschreven in wettelijke regelgeving of bedrijfsprocessen. De bestaande gebruikersdatabase van een bedrijf kan in zijn geheel worden gebruikt om het beheer van gebruikersrechten in hoge mate te vergemakkelijken. Het authenticatiesysteem van de software functioneert met de meeste standaard ID -infrastructuren van een bedrijf, zodat de huidige beveiligingsmaatregelen door de software alleen nog maar verder worden versterkt. Dit maximaliseert het rendement op de beveiligingsinvestering.

Hoeveel controle wenst u?

Uw voordelen in het kort:

• Documentbeveiliging: Met authenticatie van gebruikers en encryptie van gegevens
• Financiële beveiliging: Alle kosten van hard copy’s worden vastgelegd en kunnen worden
  toegewezen aan specifieke gebruikers, projecten of afdelingen
• Comfortabele toegang: Een proximity kaart voorziet in onmiddellijke toegang tot elke
  geautoriseerde Kyocera-machine
• Verbeterde workflow: Documenten kunnen op elk moment en op elke vrije of beschikbare
  printer of multifunctional worden afgedrukt
• Betrouwbare statistieken: Rapporten geven een nauwkeurig overzicht van het machinegebruik in uw bedrijf