Kyocera Mita heeft vandaag KYOroute geïntroduceerd, een nieuw afdrukbeleid en compliantieoplossing voor ondernemingen. KYOroute is een programma dat afdruktaken op het netwerk regelt, zodat ze gedrukt worden op het juiste apparaat en de juiste plaats binnen een organisatie. Zo kunnen beheerders afdrukkosten effectief beheren en ervoor zorgen dat het bedrijf voldoet aan milieuregels en regels van regelgevende instanties.
Afdrukken kan ondernemingen verschillende problemen opleveren. Vooral gebruikersactiviteit kan vaak leiden tot het verkeerd verwerken van afdruktaken: Onzorgvuldigheid of misbruik kan ertoe leiden dat documenten via een minder economisch apparaat gerouteerd worden, per ongeluk meerdere keren afgedrukt worden of gedrukt worden zonder papierbesparende opties als dubbelzijdig afdrukken. Hoewel desktopprinters minder kosteneffectief zijn voor een hoog afdrukvolume, worden ze vaak nog steeds uit gemak gebruikt. Op een vergelijkbare manier worden kostenintensieve kleurensystemen vaak gebruikt voor zwart-witafdrukken en grijstonen of e-mails. Over een heel bedrijf genomen kunnen kleine acties als deze van individuen de afdrukkosten flink opjagen.
Naast meer druk om de kosten te verlagen, moeten organisaties ook steeds vaker voldoen aan normen van zowel extern beheer en transparantieregels, zoals SOX en ISO als interne regels met betrekking tot milieunormen. Hierdoor worden afdruktaken steeds gecompliceerder en het betekent dat printregels die tegen de aard van de gebruiker ingaan essentieel kunnen zijn.
Met KYOroute hebben beheerders grip op de afdrukkosten binnen de gehele organisatie door middel van de implementatie van regels voor afdrukken, hiermee kan geregeld worden wie wat wanneer mag afdrukken en op welk systeem. Via aan te passen regels is in te stellen waar de documenten naar toe gezonden worden, rekening houdend met kosten, gemak, tijdstip van de dag of welk apparaat het meest geschikt is op basis van kleur, aantal afdrukken, lengte van de afdruktaak of gebruikersprivileges.
Via de voortdurende controle van netwerksystemen zorgt KYOroute ervoor dat fouten (bijv. lege printerlades, ontbreken van consumables) de printtaken niet onderbreken door taken naar een ander geschikt systeem te routeren. Gebruikers kunnen profiteren van betere service en productiviteit, en worden op de hoogte gehouden door pop-upberichten of e-mails.
KYOroute biedt beheerders ook gebruiksgemak, voortdurende controle van alle printactiviteit, inzicht in gebruikersgedragingen en real-time-meting van de kostenbesparingen die bereikt worden door de software.
KYOroute bestaat uit een servermodule die op de printerserver uitgevoerd wordt en een beheermodule die op een client-computer draait. De software is verkrijgbaar in vijf verschillende talen: Engels, Duits, Frans, Italiaans en Spaans.
Een aantal voorbeelden van de KYOroute-regels:
- Een geïntegreerde kleurdetectieoptie, zodat de IT-manager kan besluiten dat zwart-witdocumenten en documenten met grijstonen nooit op kleurensystemen gedrukt worden.
- Een bedrijf kan een regel implementeren die ervoor zorgt dat kleurenafdrukken alleen gemaakt kunnen worden tijdens reguliere kantooruren, zodat waardevolle apparaten alleen gebruikt worden voor het beoogde doel.
- De IT-manager kan een regel instellen waarmee afdruktaken boven een bepaalde hoeveelheid, bijv. 30 pagina’s, automatisch gerouteerd worden naar meer economische systemen als teamprinters of multifunctionele apparaten.
- Om milieudoelstellingen te behalen worden taken gerouteerd op basis van het documenttype, zodat alle e-mails verzonden worden naar printers die gebruik maken van gerecycled papier.
- Om optimaal gebruik van het apparaat te bevorderen, kan een IT-manager KYOroute gebruiken om ervoor te zorgen dat afdruktaken gelijkwaardiger verdeeld worden over alle documentuitvoerapparaten op het netwerk.
Kyocera Mita
Kyocera Mita is een van ’s werelds meest toonaangevende bedrijven op het gebied van office documentoplossingen. De productportefeuille bestaat uit printers, multifunctionele systemen, breedformaatapparatuur, onderdelen, gebruiksartikelen en efficiënte kantooruitvoeroplossingen. Kyocera Mita biedt innovatieve producten met superieure printercontrollers, gebouwd op een basis van onderdelen met een lange levensduur, waardoor de klanten lage totale eigendomskosten betalen en hoge efficiency bereiken op de werkvloer. Ga voor meer informatie naar: www.kyoceramita.nl
