KYOeasyprint zorgt voor efficiënte documentenstroom

Voortaan kan de gebruiker met een ’druk op een knop’ en zonder voorkennis kant-en-klare formulieren en watermerken afdrukken en de distributie ervan activeren. Elk personeelslid kan een afdruktaak starten met KYOeasyprint. Zo kan men bijvoorbeeld afdrukken op kleur- of briefhoofdpapier vanuit lade 1 en tegelijkertijd dezelfde inhoud afdrukken op blanco papier vanuit lade 2 en indien nodig een watermerk toevoegen. De mogelijkheid om een briefsjabloon op te slaan als formulier biedt hierbij aanzienlijke voordelen. In een netwerk kan de distributie (het splitsen van afdruktaken) naar verschillende printers eveneens automatisch worden geregeld. Daar waar het afdrukken van verschillende documenten vroeger gebeurde door middel van volledig gescheiden processen, verloopt nu alles volautomatisch met KYOeasyprint. Offertes, bestelbevestigingen, pakbonnen, verzendingsdocumenten, facturen, kopieën van facturen voor de boekhoudafdeling en archiefdocumenten – al deze afzonderlijke documenten worden samengebracht in één systeem.

De systeembeheerder hoeft de processen voor KYOeasyprint slechts eenmaal in te stellen. Daarna verloopt alles eenvoudig en automatisch. Zelfs een orderbevestiging via e-mail of het verzenden van een fax kan moeiteloos worden geïntegreerd in de keten van processen. André Veenstra: “Een van de vele voordelen van de software is dat hij werkt in bestaande Windows-omgevingen.” Oude dotmatrixprinters of printers van andere fabrikanten kunnen eveneens worden geïntegreerd. De tool kan documenten – zelfs virtueel – weergeven op andere systemen, waarbij vooral wordt gedacht aan mail-, archief- of faxsystemen. Dit geldt in principe voor elk systeem dat kan worden bestuurd met Windows-drivers. Men kan ieder aantal virtuele printers instellen: de systeembeheerder kan aan deze printers namen toewijzen die overeenstemmen met hun functie of proces, bijvoorbeeld factuurprinter, pakbonprinter, printer voor kleurpapier, enz. Afhankelijk van het beoogde gebruik worden de overeenkomstige formulieren afgedrukt. KYOeasyprint biedt tevens de mogelijkheid om ‘tiff’- of ‘pdf’-printers in te stellen om documenten digitaal te archiveren.

Demoversie van 30 dagen

Deze oplossing kwam tot stand in samenwerking met het Kyocera development center en is momenteel uniek op de markt. KYOeasyprint kan gratis op proef worden gebruikt gedurende 30 dagen. Daarna kost de software voor één gebruiker minder dan een degelijke bureaustoel. De proefversie kan worden gedownload van www.kyoeasyprint.com. André Veenstra besluit: “KYOeasyprint bewijst dat Kyocera niet alleen uitstekende printproducten maakt, maar ook begaan is met het optimale gebruik ervan door de klant. KYOeasyprint staat op één lijn met producten als het document management systeem Kyocera ELO Office. De algemene filosofie is dat we de dagelijkse afdruk-, scan- en kopieertaken van onze klanten willen vergemakkelijken. Een prettig neveneffect van deze allesomvattende aanpak is dat de kwaliteit en de voordelen van onze apparatuur nog duidelijker naar voren komen.”